Time Management—Part 1

มีนาคม 1, 2018

โดย ปีเตอร์ อัมสเตอร์ดัม

[การบริหารจัดการเวลา — ตอนที่ 1]

“โปรดสอนข้าให้นับวันคืนของตน เพื่อจะได้มีจิตใจที่กอปรด้วยสติปัญญา”[1]

ดังที่มีคำกล่าวไว้ว่า เวลาคือสิ่งหนึ่งที่คุณไม่มีวันเอากลับคืนมาได้ พระคัมภีร์กล่าวถึง “การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์” หรือ “รู้จักใช้ทุกโอกาส”[2] เราไม่ทราบว่าเราแต่ละคนมีเวลามากน้อยแค่ไหนในโลกนี้ ดังนั้นเราต้องใช้เวลาด้วยสติปัญญา นี่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นในการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลา

ง่ายเหลือเกินที่จะปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่จะมัวยุ่งจนหัวหมุน ทว่าพอสิ้นสุดวันนั้นก็ตระหนักว่าเราไม่ได้ทำสิ่งที่ตั้งใจจะทำให้เสร็จ มีเครื่องล่อใจมากมายให้ผัดวันประกันพรุ่ง โดยการละงานที่ยากที่สุดไว้ก่อน แม้ว่างานนั้นจะสิ่งสำคัญจริงๆ สรุปแล้วก็เป็นความท้าทายใหญ่หลวงที่จะใช้เวลาด้วยสติปัญญาเสมอ โดยการทำสิ่งที่สำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง แล้วหาเวลาจัดการกับความรับผิดชอบและหน้าที่ให้สมดุล มีทั้งการงานและเรื่องส่วนตัว ซึ่งเราต้องเผชิญหน้าในแต่ละวัน

มีศัพท์ยอดนิยมเรื่องการบริหารจัดการเวลาอยู่มากมาย ผมขอกล่าวถึงสองคำ ได้แก่ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผล มีความแตกต่างใหญ่หลวงระหว่างประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังที่เจฟ เฮเดน อธิบายไว้

ผู้ที่มีประสิทธิภาพจัดระเบียบงานอย่างดี และมีสมรรถภาพ เขาตรวจสอบสิ่งที่ทำเสร็จลุล่วงในรายการสิ่งที่ต้องทำ เขาทำโครงการแล้วเสร็จ เขาทำงานเสร็จลุล่วง

ผู้ที่มีประสิทธิผลทำทั้งหมดที่กล่าวมา แต่เขาตรวจสอบว่าทำสิ่งที่ถูกต้องในรายการสิ่งที่ต้องทำ เขาทำโครงการที่ถูกต้องแล้วเสร็จ เขาทำสิ่งที่ถูกต้องเสร็จลุล่วง[3]

นี่เป็นประเด็นครอบคลุมหลายด้านที่ควรพิจารณา ในหลักพื้นฐานห้าประเด็นของการบริหารจัดการเวลา ซึ่งเราจะกล่าวถึงในบทความนี้ แม้ว่าการเป็นคนมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะดีเยี่ยม แต่ถ้าเราพลาดองค์ประกอบของการมีประสิทธิผล ก็เป็นไปได้ว่าเราจะไม่บรรลุเป้าหมาย หรือไม่ได้ทำสิ่งสำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง ดังนั้นเราต้องพิจารณาที่จะเป็นผู้มีประสิทธิผล ในทุกสิ่งที่เราทำ รวมไปถึงการตัดสินใจ การจัดลำดับความสำคัญ และปฏิบัติตามหลักการบริหารเวลาด้วยสติปัญญา

ขอให้ดูห้าประเด็นที่สำคัญ ในด้านการบริหารเวลา

1. ยอมรับว่าคุณทำทุกอย่างไม่ได้ ด้วยการจัดลำดับความสำคัญ

หนังสือเรื่องการบริหารเวลาจำนวนมาก พยายามสอนวิธีจัดระเบียบงาน และจัดตารางเวลา เพื่อจะได้ทำทุกสิ่งในรายการให้เสร็จลุล่วง นั่นคือวิธีที่ไม่ใช่ความเป็นจริง ถ้าคุณพยายามทำทุกอย่าง คุณก็เสี่ยงที่จะอ่อนล้าและหมดกะจิตกะใจ ซึ่งสวนทางกับการก่อเกิดผล

เจฟ เฮเดน อธิบายได้ดี เมื่อกล่าวว่า “เราทำทุกอย่างไม่ได้ แต่ทุกคนทำสองสามอย่างให้ดีจริงๆ ได้ ขอให้ตัดสินใจว่าอะไรสำคัญที่สุดต่อคุณ ตัดสินใจมุ่งเน้นสิ่งเหล่านั้น ... และตัดสินใจสละสิ่งที่คุณอาจจะต้องการทำ แต่ในความเป็นจริงแล้วทำไม่ได้ อย่างน้อยก็ไม่ใช่ตอนนี้”[4]

ลำดับแรกในธุรกิจคือ การยอมรับว่าคุณไม่สามารถทำทุกสิ่ง การที่จะทำสิ่งสำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญ โดยให้ความสนใจและเวลาส่วนใหญ่กับสิ่งที่สำคัญ

คุณคงได้ยินถึงหลักการพาเรโต ที่เรียกว่าหลักการ 80/20 ซึ่งเป็นเสาหลักของการบริหารเวลา “ถ้าคุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำ และเห็นว่าทุกสิ่งสำคัญพอๆ กัน ก็เป็นการง่ายที่จะรู้สึกว่าทำอะไรไม่ถูกกับงานมากมาย แทนที่จะนึกถึงคุณภาพของงาน แต่ขอให้พิจารณาข้อนี้ หลักการพาเรโตแนะนำว่า งาน 20% มีผลลัพธ์ 80% นั่นหมายความว่างานประจำวันเสี้ยวหนึ่ง สมควรได้รับความสนใจส่วนใหญ่ของคุณ”[5]

ทุกสิ่งสำคัญไม่เท่ากัน ไม่ใช่ทุกสิ่งที่มาถึงมือคุณ ควรได้รับความสนใจจากคุณ ถ้า 20% ของสิ่งที่คุณทำ ให้ผลลัพธ์ 80% นี่ควรจะเป็นตัวกรองหลักในการมองความสำคัญของงานต่างๆ

2. มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำ และไม่ควรทำ

ถ้าคุณต้องการทำสิ่งที่ถูกต้องให้เสร็จลุล่วง ขั้นตอนแรกคือพิจารณาอย่างจริงจังกับสิ่งที่คุณใช้เวลาด้วยในปัจจุบัน และสิ่งที่คุณควรใช้เวลาทำ นี่หมายถึงพิจารณาแผนการในชีวิตโดยรวม ขอให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายหลัก และสิ่งที่คุณมุ่งเน้น คุณอาจต้องใช้เวลานึกคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ในช่วงแรกๆ พอสมควร เพราะนี่จะเป็นแผนการพื้นฐานที่คุณดำเนินงาน เมื่อสร้างเป้าหมายและแผนการ ประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน

กล่าวโดยทั่วไป คุณต้องการแยกแยะว่าอะไรคือเป้าหมายหลักสำหรับปีนั้น ซึ่งคุณจะเรียกว่าประเภทที่คุณมุ่งเน้น คุณคงจะระบุประเภทที่เกี่ยวข้องกับงานบางอย่าง และบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับชีวิตส่วนตัว อย่าเลือกมุ่งเน้นหลายด้านมากเกินไป เมื่อคุณจัดเวลาประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน ก็ช่วยได้ที่จะจัดส่วนใหญ่ไว้ประเภทหนึ่งที่คุณมุ่งเน้น นี่จะช่วยให้คุณจัดสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายงานและเป้าหมายชีวิตโดยรวม

ยกตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณดำเนินธุรกิจส่วนตัว และต้องดึงดูดใจลูกค้าให้ได้มากขึ้น เมื่อพิจารณาว่าคุณใช้เวลาแต่ละวันทำอะไร คุณคงอยากแบ่งเวลาทำงานไว้บางส่วนในแต่ละวัน เพื่อหาลูกค้าใหม่ บางทีเป้าหมายหนึ่งคือการศึกษาหลักสูตรเก้าเดือน คุณจะนำหลักการเดียวกันมาปรับใช้กับเป้าหมายในการศึกษาดังกล่าว ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจอยากจัดเวลาศึกษาหลักสูตรทุกค่ำ และเป้าหมายหลักอื่นๆ ก็เช่นเดียวกัน

เมื่อคุณร่างแผนการไว้ว่าคุณจะทำอะไร และจะทำเมื่อไร บันทึกวันเวลาที่แน่นอน ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าอัตราความสำเร็จจะทะยานสูงลิ่ว และการวางแผนเช่นนี้ดีที่สุดที่จะทำหนึ่งวันก่อนหน้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิต ไบรอัน เทรซี กล่าวว่า “การร่างรายการในคืนก่อน [หรือตอนสิ้นสุดวันทำงาน] กระตุ้นจิตใต้สำนึกให้ดำเนินการตามแผนและเป้าหมาย ขณะที่คุณนอนหลับ เมื่อตื่นขึ้น คุณรู้สึกพร้อมที่จะรับมือกับความท้าทาย”[6]

ดังที่เบนจามิน แฟรงคลิน กล่าวไว้ว่า “การล้มเหลวที่จะเตรียมพร้อม คุณก็เตรียมตัวล้มเหลวได้เลย” ผู้มีสติปัญญาอีกท่านหนึ่งกล่าวไว้ว่า “เป้าหมายที่ปราศจากแผนการ เป็นเพียงความปรารถนา”[7]

การรู้ว่าคุณควรทำอะไร เป็นสิ่งที่สำคัญพอๆ กันกับการรู้ว่าคุณไม่ควรทำอะไร บางคนเรียกสิ่งนี้ว่ารายการ “เพิกเฉย” มีส่วนช่วยได้ที่จะระบุและบันทึกว่างานชนิดใดที่คุณไม่ควรทำ ถึงแม้ว่าคุณจะชอบทำ เรามีเวลาจำกัด ดังนั้นเราต้องใช้เวลาอย่างรอบคอบ

3. ระบุและตัดสิ่งที่ทำให้เสียเวลา และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

ถ้าคุณต้องการเป็นผู้บริหารจัดการเวลาได้อย่างดี คุณต้องรู้ว่าอะไรทำให้คุณวอกแวก มีอุปสรรคมากมายในแต่ละวัน โดยไม่ต้องเอ่ยถึงสิ่งที่ทำให้เสียเวลาและไขว้เขวจำนวนนับไม่ถ้วน ซึ่งเทคโนโลยีหยิบยื่นให้ คุณมีแนวโน้มที่จะปล่อยเวลาให้สูญเปล่าอย่างไร เฟสบุ๊ค ทีวี ยูทูป สังคมออนไลน์ หรือเกมคอมพิวเตอร์ บางทีอาจเป็นรายการทำอาหาร การแข่งกีฬา ท่องอินเตอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย ติดตามข่าวคนดัง มีรายการยาวเหยียด

สิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ข้อที่เหมือนกันคือ มันสามารถแย่งชิงเวลาหลายชั่วโมงที่ล้ำค่าไปอย่างแยบยล ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำให้คุณจดบันทึกจำนวนเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมดังกล่าวในหนึ่งสัปดาห์ คุณจะได้ตระหนักว่าเวลาของคุณหายไปไหน กิจกรรมเช่นนี้อาจกินเวลาอย่างมาก และทำให้ติดงอมแงม ดังนั้นถ้าคุณต้องการปรับปรุงการบริหารเวลา ก็คงมีสติปัญญาที่จะประเมินดูว่าคุณใช้เวลาไปเท่าไรกับเรื่องพวกนี้ แล้ววางแผนที่จะตัดหรือจำกัดเวลา และถึงกับพิจารณาที่จะปิดอุปกรณ์ในช่วงเวลาต่างๆ เพื่อจะได้มีพลังมุ่งเน้นอย่างเต็มที่

4. หาทางควบคุมและจัดระเบียบการงาน

คุณต้องหาระบบจัดระเบียบงานที่ใช้ได้ผลสำหรับคุณ วลีสำคัญในที่นี้คือ “ใช้ได้ผลสำหรับคุณ” น่าเสียดายที่ว่าผู้คนอาจลงเอยด้วยการมัวแต่ใช้เวลาจัดการและปรับระบบจัดระเบียบงาน ซึ่งแย่งเวลาไปจากงานที่สำคัญ

เช่นเดียวกับรายการสิ่งที่ต้องทำ ถ้ามีรายการสิ่งที่ต้องทำยาวหลายหน้ากระดาษ และคุณเพิ่มเข้าไปทุกวัน คุณก็คงพบว่าไม่ยากเลยที่เชื่อสถิตินี้ ว่า ผู้คน 23% ใช้เวลาจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำ มากกว่าใช้เวลาทำงาน! สิ่งที่ควรนำไปใช้คือ จัดระบบให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ เหนือสิ่งอื่นใด นำสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับคุณไปใช้

ระบบอะไรก็ตามที่คุณนำมาใช้หรือตั้งขึ้นมา ควรช่วยให้คุณสามารถควบคุมการงาน และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการพลาดขั้นตอน นั่นหมายความว่าเมื่อมีอะไรที่คุณต้องทำ จดจำ หรือทำภายหลัง คุณก็มีวิธีบันทึกข้อมูลนั้นโดยไม่พลาด คุณอาจมีสมุดโน้ตที่นำติดตัวไปด้วยตลอดเวลา และจดประเด็นต่างๆ ไว้เมื่อนึกได้ หรือคุณอาจจดบันทึกไว้ในโทรศัพท์ และให้ประสานกันกับข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เพื่อคุณจะได้เห็นทุกสิ่งที่ต้องทำในแวบเดียว ตามปกติแล้วต้องมีการจัดระเบียบอีกหลายขั้น เพื่อจัดประเภทงาน และอื่นๆ ทว่าประเด็นเดียวที่สำคัญที่สุดคือ เขียนหรือจดบันทึกไว้ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เพื่อคุณจะได้ไม่ลืมในภายหลัง เมื่อคุณมีรายการแล้ว คุณก็กำหนดลำดับความสำคัญได้ โดยยึดเป้าหมายสำคัญเป็นหลัก ดังที่ผมเอ่ยไว้ข้างต้น

เมื่อคุณจัดการเรื่องต่างๆ แล้ว ก็ขีดฆ่าออกจากรายการ ขอให้ชำระสะสางรายการสิ่งที่คุณไม่ควรทำ ทบทวนรายการบ่อยๆ เพื่อจะได้ไม่พลาดอะไร และทบทวนทุกค่ำ เมื่อคุณวางแผนสำหรับวันต่อไป

หนึ่งในหลักเกณฑ์สุดยอดของการเพิ่มผลผลิตคือ ทำงานสำคัญที่สุดก่อน จัดการดูแลรายการแรกสุด ซึ่งบ่อยครั้งเป็นงานยากที่สุด ขณะที่คุณมีเรี่ยวแรงมากที่สุด และมีความคิดแจ่มใสที่สุด[8] คุณจะไม่เพียงทำงานเสร็จมากขึ้น ทว่าคุณจะรู้สึกดีที่งานสำคัญเสร็จแล้ว ซึ่งจะช่วยให้คุณมีพลังจัดการดูแลงานส่วนที่เหลือ

5. อย่าหักโหม ยึดถือความเป็นจริง

นี่เป็นเรื่องยากมากสำหรับหลายคน เพราะเราต้องการช่วยเพื่อนร่วมงาน และมีความจำเป็นรอบข้าง จึงยากที่จะตอบปฏิเสธ แต่ความเป็นจริงคือ เรามีเวลาแค่วันละ 24 ชั่วโมง

พระเจ้ามอบเวลาจำกัดให้เราในแต่ละวัน ไม่ว่าคุณจะต้องการบรรลุผลมากแค่ไหน หรือคุณต้องการช่วยเหลือผู้อื่นอย่างจริงใจสักเพียงใด คุณก็บรรลุผลได้ส่วนหนึ่งตามความเป็นจริง ขอให้ระวังว่าคุณไม่หักโหมและมุ่งมั่นเกินควร นั่นเพิ่มพูนความเครียดอย่างมาก เป็นเหตุให้คุณทำงานไม่เสร็จ และนำไปสู่ความรู้สึกราวกับว่าทำอะไรไม่ถูก

ยึดถือตามความเป็นจริงเกี่ยวกับกรอบเวลาที่ต้องทำโครงการ ว่าคุณจะรับงานอีกชิ้นหนึ่งได้หรือไม่ และคุณจะส่งงานตามกำหนดเวลาได้หรือไม่ ขอให้ตระหนักว่าคุณมีงานอะไรที่ต้องทำอยู่แล้ว ซึ่งรายการสิ่งที่ต้องทำที่จดบันทึกไว้อย่างดีจะช่วยให้ทราบได้ ท้ายที่สุดคุณก็ต้องกล้าตอบปฏิเสธ เมื่อจำเป็น นี่จะเป็นเรื่องยาก ทว่าในระยะยาวการตอบปฏิเสธงานที่เกินพิกัด จะเป็นเครื่องป้องกันที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานสำคัญ มีคุณภาพ และมุ่งเน้นได้ต่อไป โดยที่สมองปลอดโปร่งมากพอที่จะมีส่วนร่วมในการพูดคุย และแก้ปัญหาเชิงสร้างสรรค์ ฯลฯ

จัดพิมพ์ครั้งแรก เดือนมิถุนายน ค.ศ. 2015 ปรับเปลี่ยนและจัดพิมพ์ใหม่ เดือนมีนาคม ค.ศ. 2018

Copyright © 2024 The Family International